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【保密知识】浅谈企业涉密档案的日常保密工作

发布来源:广州绿航环保科技有限公司  发布日期: 2022-09-26  访问量:231

企业保密档案是企业的核心秘密,记录了企业经营活动和决策的整个过程,是企业的无形资产,与企业未来的兴衰有关。因此,在做好企业档案管理的同时,也要注意保密工作。今天,我们对企业保密档案的保密工作提出了一些措施。


1、档案仓库管理是保密档案保管的重要前提

一是加强仓库硬件设施管理,仓库管理是保密档案保管的重要前提。档案仓库一般按照国家有关规定单独建设。档案仓库的仓库门必须是特殊的防盗保险门,窗户应特别加固,仓库内外应安装防盗监控器,防止 。仓库和办公室应尽可能分开,仓库和阅览室应尽可能分开。仓库内消防设施齐全,由专业人员定期检查,配备除湿机等设备,防止档案潮湿;档案仓库钥匙由专人管理,制定严格的仓库管理制度,禁止无关人员进入,确保企业秘密档案的安全。

二是严格执行密级文件归档程序

机关部门应当定期整理、清理、移交档案档案,机关人员和档案管理人员应当清点核对,并办理签字手续;档案管理人员必须按照档案管理要求和保密规定进行分类、归档。

三、加强涉密档案借阅管理

借阅文件必须按照审批借阅范围办理借阅登记手续,包括查阅人员和查阅的基本内容。借阅机密文件经审批后,应在档案室*地点完成,由工作人员在场监督。返回时,应清点数量和类别,并仔细检查。如发现泄漏和丢失,应立即采取措施进行补救。机密文件应与普通文件分开,机密文件应存储在机密柜中,以确保文件的安全和保密。需要销毁的文件由单位保密机构办理。销毁普通文件和机密文件必须办理清点、登记、审批手续,并建立销毁清单备查。此外,还应建立完整的应急预防系统,以防止文件丢失和泄露。

四、明确管理人员的职责,提高管理人员的素质

企业保密档案管理人员具有特殊的地位和身份,具有知密早、知密多、知密深的特点。因此,他们比普通员工更负责保守的企业秘密。企业档案管理人员的保密质量是企业档案保密的关键。保密档案管理人员必须有较强的责任感、奉献精神和较高的保密意识。他们不仅要有严格的工作作风,还要处理事件,程序清晰,防止秘密泄露。

五、及时调整档案密级

随着时间的推移和相关文件的实施,档案的保密级别也应发生变化,即解密、升密和降密。大部分文件都是降密解密的,有的文件有保密期,超过一定期限,所以文件的保密期也要详细记录。由于原指导文件的变化,一些文件的保密性发生了变化。我国档案的保存遵循《保密法》,企业档案也不例外。随着档案保密制度的不断完善,应建立密钥制度、调密通知制度和保密档案接收标准制度。

企业保密档案保管的具体任务是不损坏、不丢失、不分散、不泄露的十二字原则。不损坏,是为了使档案保存完好,不因温度、湿度、蛀虫等不利因素造成档案损坏,损坏的档案应及时抢救。不丢失,是使档案绝对安全,不因工作疏忽造成档案丢失或盗窃,不仅要保证档案实体的安全,还要保证档案内容的安全。不分散,就是要求档案保管有序,档案框架整洁标准,规则可循,有目的可查。不泄露,是要求档案管理人员始终保持警惕,有保密意识,保持瓶,保存的档案信息不传播。为此,保密档案的任务既光荣又艰巨。

不仅是企业的日常基础工作,也是保证企业经济活动可持续发展的重要组成部分。


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