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【小课堂】档案保密知识,你知道多少?

发布来源:广州绿航环保科技有限公司  发布日期: 2022-09-27  访问量:260

档案是什么?

档案是指国家机构、社会组织和个人直接从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

注意档案的安全保密

档案与安全保密工作有着天然的联系。一方面,档案涉及国家秘密的,档案与国家安全利益有关,依照国家有关保密法律法规保护;另一方面,档案涉及商业秘密的,档案本身具有较大的经济价值,可以保证企业的经济利益不受损失。

2014年,*办公厅、**办公厅发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》〔2014〕15号)明确提出:建立健全档案安全体系,确保档案安全保密。可见,档案安全保障体系建设已上升为国家战略。新常态下做好档案安全保密工作,是档案部门和档案管理人员的“守土之责”,是普通公民的基本义务。

档案安全保密法律法规

人民共和国保守国家秘密法

《人民共和国保守国家秘密法实施条例条例》

人民共和国档案法

实施人民共和国档案法

各级国家档案馆档案解密和分类控制使用范围的暂行规定

如何保护档案安全?

★严格执行党和国家的保密制度,维护档案的安全和完整性。

★加强档案管理,定期核查清点,防止丢失。

★保密档案应存放在安全保密的地方,严禁乱扔乱放,离开档案室关门窗。保密档案应存放在柜台。

★查阅、复印机密档案或者内部资料,应当经领导批准,严格执行登记手续。不得向无关人员传播、泄露档案。

★档案数字化加工应严格遵守保密制度,检查档案原件,明确档案是否属于国家秘密,必要时咨询档案生产单位。

★保密期满的档案应及时解密,档案应在上网前进行信息披露和保密审查。

★档案工作人员发现失、泄密事件要及时报告并采取补救措施,避免或减轻损害后果。

我们应该记住这些教训

案例1:在创家二级综合档案的过程中,县档案局根据相关要求建立了电子档案和网站查询系统,并从社会上招聘了两名负责文件扫描和发布的专业人员。由于局信息披露和保密审查制度存在严重漏洞,两名招聘人员直接在网上发布扫描文件,导致一份秘密文件上传到县档案局网站 在档案服务栏目中,造成泄密。案件发生后,两名招聘人员被解雇,网站负责人、档案部负责人、档案局局长受到批评。

案例二:有关部门在保密检查中发现,某研究室返聘人员王某使用网络计算机处理涉密文件,造成泄密。经调查,王受研究办公室委托,撰写了一篇关于原材料处理过程的文章,因此在完成贷款审批程序后,向医院档案馆借款。王借的档案中有一份关于20世纪70年代的保密文件。王认为保密期已经过去,可以解密,所以没有采取保密措施。经有关部门鉴定,虽然该数据已超过标的保密期,但仍属于机密国家秘密。事件发生后,研究所给予王党严重警告处分,扣除年度奖金、解聘等处罚;给予研究办公室负责人党内警告、医院通知,扣除半年保密津贴。

案例3:2013年7月,承担了某地方档案的数字化工作。公司数字加工项目办公室经理宋,为防止数字档案在处理过程中丢失,非法将所有电子档案信息带出委托单位,包括秘密档案,擅自存储在连接互联网的计算机中。经鉴定,涉及数百个国家秘密。事件发生后,公司开除了直接负责人宋,当地档案部门也对本部门负责人进行了相应的处理。

涉密文件资料的立卷、归档

01

立卷归档涉密文件资料。

涉密文件资料的立卷归档主要按照档案法及其配套法律法规和档案主管部门的要求办理。在立卷、归档或移交档案时,应重新确定涉密文件的密级和保密期限。本单位产生的密件可以解密、降密或者变更保密期限的,应当按照保密法规定的程序解密、降密、变更保密期限,然后移交档案馆。不属于本单位产生的密件,原机关单位未决定解密、降密、变更保密期限的,不得擅自变更保密期限。立卷归档的密件,保密期届满的,应当及时解密。

需要立卷归档的密件,在立卷归档过程中仍属于国家秘密的,应当在档案卷的封面或者主页上做出与卷内密件密度和保密期相同的标志。如果卷内有多个密件,则卷封面或主页应根据较高密度和较长保密期进行标记。

非档案管理人员查阅机密档案时,应当办理审批手续,严格控制接触范围。根据国家保密局和国家档案局发布的《各级国家档案馆档案解密、分类控制使用范围暂行规定》,处理收藏机密档案的变更和解密以及如何控制使用范围。

02

销毁涉密载体。

所有保密载体不得擅自销毁,严禁销售保密载体作为废物。销毁保密载体应当符合国家关于保密载体保密管理的规定,使用符合国家保密标准的销毁设备和方法,确保国家保密信息无法恢复。不可恢复是指载体销毁后形成的残留物或残留物上无可读的保密信息,现有技术措施无法恢复。

销毁机密载体的基本程序:送销前,机关和单位应当认真履行清点登记程序,报机关和单位主管部门审批,并存放在符合安全保密要求的特殊场所。送销时,机关和单位应当对封装和安全运输进行分类,并派专人现场监督销售。需要注意的是,涉密载体必须送专门销毁机构或者保密行政管理部门*的承销单位销毁,禁止送其他单位销毁。在实际工作中,部分机关和单位将有少量高密度、需要立即销毁的机密载体,可以自行组织销毁,但必须严格执行清点、登记和审批程序,并使用符合国家保密标准的销毁设备和方法。机关单位销毁使用的设备,应当经保密行政部门检查。

涉密载体销毁的登记审批记录应当长期保存备查。

03

确定、变更和解除国家秘密。

国家秘密确定的基本程序是:在产生国家秘密的同时,承办人应根据保密范围提出具体意见,然后由保密责任人审批。使用保密事项的范围,首先要准确理解保密事项范围规定的相关规定的含义,并根据行业和领域的保密事项目录确定国家保密事项的保密等级、保密期限和知识范围。同时,对于其他工作中可能发生的国家秘密事项,需要比较相关领域的保密事项范围,而不仅限于行业和领域的保密事项范围。

国家秘密的变更应当按照国家秘密确定程序进行,并作出书面记录。国家秘密变更后,原机关应当及时在原国家秘密标志附近重新制作国家秘密标志,并书面通知机关、单位和人员。

机关和单位应当定期审查确定的国家秘密,并及时解密。解密主要有两种情况:一是自行解密,即具体保密期满、解密时间到达或符合解密条件的国家秘密事项;二是提前解密,即机关和单位不需要继续保密的,应当按照国家秘密确定程序及时解密,并作出书面记录。国家秘密解除后,有关机关、单位或者人员应当及时在原国家秘密标志附近作出解密标志,并书面通知机关、单位和人员。解密并不意味着可以公开,需要公开的信息由解密机关和单位审查后决定。

(来源: 健康惠安幸福家园,数字档案管理)

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